廣州市和一信息科技有限公司

Heyi-technology

解決方案   SOLUTION



     行業背景

       隨著信息化建設的不斷推進,計算機技術的飛速發展,電子文檔已經成為了企業信息資產的主要載體,例如 Office 文檔、源代碼、CAD 圖紙、配方工藝、方案、競標書等。在給企業帶來便利的同時企業也遭遇了信息爆炸所帶來的壓力:經研究發現企業內部80%的知識和信息是以文檔的形式存在的,并且企業內部各種文檔數據每年以200%的速度增長,雜亂無序的管理不同程度的加大了電子文檔查找、再利用的難度。而與此同時有調查得出,幾乎有一半的員工承認,在離職時會帶走原公司的文檔資料,調查還發現,85%的職員可以輕松地下載那些具有“核心競爭力”的資料和信息。如何有效、安全的管理企業電子文檔的問題已成為企業最為關注的問題之一。

        電子文檔的廣泛使用給企業帶來許多安全和管理隱患,對企業的技術管理也提出了新的挑戰:

        電子文檔在終端存放,分散零亂,對企業信息資產安全存在較大隱患,數據維護難度大,備份工作量大,安全性低;

        重要文檔、標準化資料的查找、瀏覽極不方便,在大量文檔中查找費時費力,且無法進行全文檢索,喪失了文檔的再利用的價值;

        沒有良好的安全機制,無法保護企業的機密數據。在實現內部局域網共享以后,數據的安全顯得尤為重要。沒有完善的用戶管理、權限管理,來滿足各部門對數據共享及安全的雙重要求。

        針對現代企業的檔案管理制度化欠缺,檔案沒有信息化的建立,沒有通過有效的規劃化的整理,檔案從查找、檢索、利用等一系列企業面臨的檔案管理上的難題.


        企業檔案管理方案”主要是針對沒有建立檔案規范或者是檔案工作剛起步的企業。為企業提供一下檔案管理服務:檔案制度化的建立,檔案整理、掃描、錄入,檔案庫房設施建立,檔案高效應用,到期檔案處理等。

   

企業獲得的價值:

               ★管理責任更加明確

               ★檔案安全更加保障

               ★制度執行更加到位

               ★管理手段更加科學

               ★節省人力物力多次投資

 

      “企業檔案管理解決方案”是以充分利用組織外部最優秀的檔案專業化資源,從而達到降低成本!提高效率!增強自身核心競爭力的一種管理策略。

電子文檔的共享化程度低,沒有內部分享交流平臺,大多數電子文檔成了員工的“私產”,缺少了電子文檔在企業內部的流轉;同時缺乏高效的文檔協作辦公,導致員工之間無法有效對文檔進行共享和協作;

由于工作文檔經常會被不斷的修改,文檔版本繁多,難以整合和統一管理,使用新版本覆蓋老版本,一旦再需要恢復老版本時,已經很難找回,造成知識流失和損失。



    

    軟件運行環境

 

    系統平臺:支持Windows、Linux、Unix

 

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